電子帳簿保存法の完全義務化｜2024年からの対応とよくある勘違いを税理士が解説

2024年1月1日から、電子帳簿保存法（電帳法）における「電子取引データの電子保存」が完全義務化されました。中小企業や個人事業主の中には、まだ正しく対応できていないケースや、誤解したまま進めている例が散見されます。本コラムでは、横浜キャピタル税務事務所の税理士が、電帳法義務化の概要、対応すべきポイント、よくある勘違いを徹底解説します。

電子帳簿保存法とは

制度の概要

電子帳簿保存法（電帳法）は、税務関係帳簿書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。大きく、以下の三つの区分があります。

1. 電子帳簿等保存(任意)：会計ソフトで作成した帳簿を電子データのまま保存
2. スキャナ保存(任意)：紙の請求書・領収書をスキャンして電子保存
3. 電子取引データ保存(完全義務)：メールやクラウド経由で受信した請求書等を電子データで保管

完全義務化された範囲

2024年1月以降、電子メール添付やクラウドサービス経由でやり取りした請求書・領収書・契約書などの電子取引データは、紙に印刷して保管することが認められず、電子のまま保存することが義務化されました。規模の大小を問わず、すべての事業者が対象となります。

守るべき4つの保存要件

1. 真実性の確保

タイムスタンプ付与、訂正・削除の履歴が残るシステムの利用、または事務処理規程の整備により、改ざん防止を担保することが求められます。

2. 検索性の確保

「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておくことが求められます。ファイル名に規則性を持たせる、または一覧表を作成する方法が代表的です。

3. 可視性の確保

ディスプレイで見られ、必要に応じてダウンロード・出力できる状態で保存する必要があります。

4. システム関係書類の備付け

利用するシステムのマニュアルや事務処理規程を備え置く必要があります。國税庁ホームページにひな型が公開されています。

よくある勘違いと注意点

「紙に印刷して保存していれば大丈夫」は誤り

2024年以降、電子で受信したデータは紙保存だけでは認められません。「ささいな請求書だから」「遺言していた」では青色申告承認取消などのリスクがあります。

「猶予措置があるからまだ対応しなくて良い」も危険

保存要件を満たせないことにおける生じる相当の理由がある事業者のみが猶予措置の対象です。「面倒だから」では認められません。さらに、検索要件は猶予されても、ダウンロード・出力に応じられることは必要となります。

クラウド会計ソフトを使えば自動的に対応してくれるわけではない

ソフトにより対応範囲が異なります。検索要件・タイムスタンプ要件を満たしているか、導入前に必ず確認しましょう。

中小企業がいま取るべき対応

1. 電子取引の棚卸し：メール、クラウド、EDIで受け取っている書類を洗い出し
2. 保存ルールの策定：事務処理規程のひな型は國税庁HPに公開あり
3. 保存先・運用フローの確立：ファイル名のルール、検索しやすいフォルダ構造
4. バックアップ体制：システム障害・データ消失への対策

まとめ

電帳法対応は、罰則や青色申告承認取消のリスクを避けるためにも、すべての事業者が取り組むべきテーマです。「うちはアナログだから関係ない」と思っていても、メールでPDFの請求書を受け取った瞬間に対象になります。横浜キャピタル税務事務所では、電帳法に対応した経理体制の構築から、月次顧問でのチェック・運用支援まで、トータルでお手伝いします。

弁護士・税理士の視点｜保存違反時の重大リスクと裁判事例

電子帳簿保存法は単なる事務手続きではなく、保存義務違反時には青色申告承認の取消や推計課税といった経営に大きく影響するリスクを伴います。横浜キャピタル税務事務所では、弁護士・税理士のWライセンスを持つ専門家が、税務調査・課税処分への対応まで含めてサポートします。

1. 青色申告承認の取消リスク

電子帳簿等保存制度では、帳簿書類の備付け・保存が法定要件を満たしていない場合、青色申告の承認が取り消される可能性があります。青色申告が取り消されると、欠損金の繰越控除（最長10年）、各種特別償却、税額控除が使えなくなり、納税額が大きく増加します。さらに過去にさかのぼって取消されるケースもあり、修正申告と追徴課税のダブルパンチになる事例も発生しています。

2. 推計課税のリスク

帳簿書類の保存が不十分で実際の所得を算定できないと税務署が判断した場合、推計課税（同業他社の比率等から推測して課税）を受ける可能性があります。推計課税は実際の所得より高額になることが多く、争うには裁判での合理性立証が必要となるため、初期段階から弁護士の関与が重要です。

3. 過少申告加算税・重加算税

電子取引データの改ざんや故意の隠蔽が認定された場合、通常の過少申告加算税（10〜15%）に加え、重加算税（35〜40%）の対象となります。電子データは改ざん履歴が残りやすく、税務調査での争点になりやすい論点です。

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